Graficzne przedstawienie procesów zachodzących w firmie

Graficzne przedstawienie procesów zachodzących w firmie

Identyfikacja procesów biznesowych w przedsiębiorstwie jest dopiero początkiem drogi. Następnym krokiem jest ich modelowanie oraz analiza. Na tej podstawie osoby zarządzające są w stanie ocenić, które zadania przedsiębiorstwa są realizowane bez zagrożeń, a które posiadają rezerwy, konieczne do wyeliminowania. Zrozumienie wszystkich zagadnień ułatwia rysowanie procesów, gdzie za pomocą odpowiednich symboli są przedstawione wszystkie zadania, ich uczestnicy, oraz oczekiwane efekty.

Jak zrozumiale przedstawić procesy?

Najważniejszym elementem, podczas rysowania procesów, jest zastosowanie jasnych i zrozumiałych symboli, oraz konsekwencja w ich stosowaniu. Oznaczenia nie są wystandaryzowane w żaden sposób, więc wszystko jest zależne od osoby tworzącej diagram. Ponieważ dokumentacja może trafiać do pracowników o różnym poziomie wiedzy i percepcji, schematy powinny być tak proste i czytelne. Warto pamiętać o stworzeniu odpowiedniej legendy do diagramów, zdecydowanie ułatwia do zrozumienie gdzie dany proces się zaczyna, kto jest jego inicjatorem oraz jaki jest jego efekt końcowy. Dokładając starań przy tworzeniu graficznych przepływów zadań, informacji i środków, zdecydowanie można skrócić czas modelowania procesów lub wdrażania nowych rozwiązań i produktów.

Zarządzanie procesami – dlaczego to takie ważne?

Zarządzanie procesami – dlaczego to takie ważne?

Na dobre funkcjonowanie przedsiębiorstwa składa się mnóstwo drobnych kwestii. Podobnie jak w skomplikowanej maszynie, wszystkie tryby powinny działać dobrze, ponieważ często nawet niewielkie z pozoru niedociągnięcia mogą przełożyć się na zatrzymanie całego mechanizmu lub spowolnienie i pogorszenie jego działania. Odpowiedzią bywa zastosowanie zarządzania procesowego.

Czym różni się zarządzanie procesowe od tradycyjnego?

Zarządzanie procesami w firmie zakłada monitorowanie i planowanie całych sekwencji zadań, które mają na celu osiągnięcie jakiegoś rezultatu. Z kolei tradycyjne zarządzanie skupiało się na pojedynczych komórkach, stanowiskach, czynnościach.

Dlaczego warto je wprowadzić?

Dzięki zastosowaniu zarządzania procesami w firmie można osiągnąć płynność poszczególnych działań, a przez to łatwiej wyeliminować stojące na przeszkodzie kwestie. Skupienie się na sekwencji czynności prowadzących do rezultatu pozwala zmienić je w całość. Ten typ zarządzania polega więc na przyglądaniu się i kontrolowaniu całości procesu na przykład wytwarzania produktu. Często okazuje się, że dotychczasowe działania utrudniały się wzajemnie lub powielały zupełnie bez potrzeby, marnując zasoby przedsiębiorstwa.

Jak opracować proces biznesowy

Jak opracować proces biznesowy

Zarządzanie przedsiębiorstwem nie jest łatwe. Zawsze bowiem podejmowanie decyzji w jakiejś kwestii będzie wiązać się z tym, jak wiele środków będzie można przeznaczyć na dane rozwiązanie, czy na projekt, który ma się zamiar zrealizować. Niezwykle pomocne są więc procesy biznesowe, które ułatwiają organizowanie pracy w firmie.

Zastanawiając się nad tym, w jaki sposób opracować proces biznesowy w przedsiębiorstwie, warto wziąć pod uwagę:

  • liczbę działów w firmie,
  • czas realizacji danego zadania,
  • koszty związane z realizacją działań.

Opracowanie procesów z pomocą specjalisty z zewnątrz

Bardzo często zdarza się, że łatwiej udaje się opracować proces w firmie, kiedy korzysta się z pomocy osoby z zewnątrz. Taki specjalista od tworzenia procesów nie tylko dobrze zna się na swojej pracy, ale również ma neutralne podejście do działań, jakie chce zaaranżować w danym przedsiębiorstwie. Niekiedy takie działania coacha lub konsultanta mogą doprowadzić do poważnych zmian w całej strukturze firmy. Niemniej opracowanie procesów może przyczynić się do tego, że poszczególne działania będzie można przeprowadzić w krótszym czasie i z pożytkiem dla wszystkich działów, jakie są utworzone w przedsiębiorstwie.